Pokud prodáváte e-booky, online kurzy, šablony nebo jiný digitální obsah, možná jste už řešili otázku:
Musím od každého zákazníka získat jméno a adresu? Nebo stačí e-mail?
Dobrou zprávou je, že Ministerstvo financí zveřejnilo stanovisko, které tuto problematiku poměrně jasně vysvětluje.
Co říká zákon?
Zákon o účetnictví stanoví, že účetní doklad musí obsahovat mimo jiné obsah účetního případu a jeho účastníky.
Současně ale připouští, že jednotlivé náležitosti nemusí být uvedeny na jednom jediném dokumentu. Mohou být dohledatelné z více navazujících účetních záznamů, pokud je účetní případ jednoznačně průkazný.
Co k tomu říká Ministerstvo financí?
Ve svém stanovisku Ministerstvo financí uvádí, že:
- u internetových obchodů prodávajících konečným spotřebitelům nemusí být na účetním dokladu uvedeno jméno, příjmení ani adresa kupujícího,
- pokud je zákazník dostatečně identifikovatelný jiným způsobem,
- a účetní jednotka disponuje související evidencí.
Jinými slovy:
Nejde o to, co je napsané na samotné faktuře. Důležité je, aby bylo možné celý obchod kdykoliv zpětně dohledat.
Co to znamená v praxi?
Typický prodej digitálního produktu může vypadat takto:
- zákazník zadá svůj e-mail,
- vznikne objednávka s unikátním číslem,
- proběhne platba,
- systém vygeneruje doklad,
- zákazník získá přístup ke stažení produktu.
Pokud jsou všechny tyto údaje vzájemně propojené, vzniká tzv. auditní stopa. Právě tu Ministerstvo financí považuje za podstatnou.
Znamená to, že stačí pouze e-mail?
Tady je potřeba být opatrný.
Nejde o to, že by e-mail sám o sobě byl zákonnou náhradou jména a adresy.
Rozhodující je, že e-mail je součástí celé evidence, která obsahuje například:
- číslo objednávky,
- údaje o platbě,
- zakoupený produkt,
- datum nákupu,
- interní evidenci e-shopu.
Teprve dohromady tvoří dostatečnou identifikaci účetního případu.
Týká se to všech e-shopů?
Ne.
Tento výklad je nejlépe použitelný zejména u:
- prodeje digitálních produktů,
- e-shopů prodávajících převážně spotřebitelům (B2C),
- případů, kdy není potřeba vystavovat daňový doklad s údaji odběratele podle zvláštních předpisů.
Pokud prodáváte podnikatelům nebo plátcům DPH, situace může být odlišná a je potřeba posoudit také pravidla zákona o DPH.
Praktické doporučení
Pokud provozujete e-shop s digitálními produkty, doporučuji ověřit, že váš systém uchovává:
- číslo objednávky,
- e-mail zákazníka,
- informace o zakoupeném produktu,
- potvrzení o platbě,
- vystavený doklad.
Právě návaznost těchto údajů je podle stanoviska Ministerstva financí klíčová.
Závěr
Ministerstvo financí potvrdilo, že u internetových obchodů prodávajících konečným spotřebitelům není vždy nutné uvádět na účetním dokladu jméno a adresu zákazníka, pokud je účetní případ jednoznačně dohledatelný prostřednictvím související evidence. Neznamená to ale, že e-shop může vést evidenci ledabyle – naopak musí být schopen kdykoliv prokázat vazbu mezi objednávkou, platbou, zákazníkem a prodaným produktem.
